Het nieuwe werken is ‘hip and happening’, zo ook in het hoofdkantoor van Bruynzeel Storage Systems in Panningen. Een half jaar geleden werden de muren afgebroken en een kantoortuin gebouwd. In dit artikel mijn persoonlijke ervaringen na een half jaartje in een nieuwe werkomgeving.

Flexwerken vs Het nieuwe werken
Allereerst wil ik een verschil maken tussen flexwerken en het nieuwe werken. In de volksmond worden deze termen regelmatig door elkaar gebruikt maar er zit wel degelijk een verschil in de aanpak en uitkomst. Bij flexibel werken of flexwerken wordt je nog steeds geacht om elke dag naar kantoor te komen. De kantoortijden zijn wellicht iets verruimd maar in principe zit je elke dag achter een bureau. Ten opzichte van traditioneel werken kun je bij flexwerken je werkplek kiezen, afhankelijk van de werkzaamheden die je die dag gepland hebt. Voor telefoongesprekken of video-calls zoek je een hoekje op, voor de volledige focus kies je een stilte werkplek. Voor een normale kantoordag zit je ergens in de kantoortuin. In het geval van flexwerken geldt dat er voor elke medewerker een bureau beschikbaar is. Heel anders is het nieuwe werken. Het beoordelen van je productiviteit verplaatst van aanwezigheid naar output. Als zelfstandige medewerker mag/kun je dan zelf beslissen waar, wanneer en hoe je de hoogste productiviteit haalt. Mogelijk is dit op kantoor, maar dit kan net zo makkelijk thuis aan de eettafel, Seats2Meet of in je favoriete koffiebar. Ook de werktijden zijn naar eigen inzicht in te delen. Als je geen ochtendmens bent, hoef je opeens niet meer ’s ochtends op kantoor te verschijnen maar trek je ’s avonds gewoon een uurtje langer door. Of als je zaterdagochtend onder de douche een gouden ingeving krijgt, kun je dit direct uitwerken en besluiten maandag een uurtje langer te blijven liggen. Het nieuwe werken is overigens geen excuus om thuis te werken als je geen oppas kunt vinden voor de kids. Dat heeft niets te maken met productiviteit maar het combineren van werk en privé; maar dat terzijde. Standaard zie je dat als het nieuwe werken perfect is doorgevoerd, er 0,6 tot 0,7 bureau per medewerker op kantoor beschikbaar is. Verder stelt het volledig doorvoeren van het nieuwe werken hoge eisen aan bereikbaarheid en openingstijden van het kantoor en de toegankelijkheid van informatie; zowel fysiek als digitaal. Het is onhandig als je op zondagmiddag even notulen wil doornemen die op kantoor in de kantoorkast liggen. Bij Bruynzeel kozen we voor een tussenoplossing. We zijn gestart met flexibel werken met wat extra vrijheden om je werk zo aangenaam mogelijk te maken.

De aanpak van Bruynzeel
Traditioneel werkte iedereen in zijn of haar eigen ‘hok’. Voor de afdeling marketing en communicatie gold dat we een knusse ruimte deelden. Hetzelfde gold voor praktisch alle afdelingen. Managers zaten in een apart kantoor en anderen deelden een kantoor per afdeling. Bij de schakeling naar flexwerken is ervoor gekozen om een aantal afdelingen om logische redenen niet te flexibiliseren. In het geval van Bruynzeel zijn dat

  • P&O en Finance vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie en de relatief grote hoeveelheid fysiek papier op de afdeling.
  • IT en R&D vanwege de benodigde hardware en ook de gevoeligheid van de informatie.

Voor ongeveer 50 tot 60 medewerkers zijn in 2 kantoren (Panningen en Roermond) flexplekken gecreëerd. Qua uitstraling zijn de kantoren identiek. Dezelfde vloerbedekking, bureaus, planten maar ook telefooncentrale, wifi-signalen en laptop dockings.

Contact met collega’s

Belangrijkste wat me is opgevallen is het contact en de communicatie met collega’s.

Mijn ervaring is dat het contact met directe collega’s is afgenomen terwijl het contact met andere afdelingen juist is versterkt. Waar we vroeger gezellig in dezelfde ruimte zaten, zitten we als collega’s nu verspreid over een kantoortuin. Het resultaat is dat je gesprekken moet plannen of bewust op moet zoeken. Het aantal officiële meetings binnen de afdeling zag ik sterk toenemen. Vroeger was deze gesprekstijd er trouwens ook, maar gebeurde dat ad hoc. Het negatieve is dat als je hier niet pro-actief mee omgaat, er veel dingen langs je heen gaan. Vroeger kreeg je de gesprekken tussen je andere collega’s toch wel zijdelings mee; tegenwoordig zul je hier meer zelf achteraan moeten gaan. Het contact met andere afdelingen is toegenomen, al zijn de meeste gesprekken redelijk oppervlakkig. Het zorgt voor een gezonde dynamiek, het is gezellig en je bent beter in staat elkaar te helpen. Je hoort de gesprekken tussen collega’s van andere afdelingen en krijgt daardoor meer begrip voor elkaars situatie.

Productiviteit
Mijn grootste vrees was het niet kunnen concentreren vanwege het omgevingsgeluid. Collega’s in dezelfde kantoortuin hangen voor hun functie grotendeels aan de telefoon, overleggen over orders, bekijken een filmpje op Youtube of luisteren onder het werk het liefst naar de radio. Dankzij een prima akoestiek valt dit allemaal heel erg mee. Natuurlijk gaat het er soms even stevig aan toe tijdens een telefoongesprek of wordt er even een mop getapt. Toch is over de grote lijn mijn productiviteit vooruit gegaan. Dit komt doordat er toch een gezonde werkethos voelbaar is waardoor het misschien vergelijkbaar is met een ‘bee hive’, uit de film The Call (2013). Het constante geroezemoes werkt juist wel rustgevend als je aan het werk bent. En mocht je behoefte hebben aan absolute stilte, dan is er altijd wel een stilte werkplek beschikbaar. Of je doet dopjes in je oren en luistert naar je favoriete muziek zonder dat je collega er direct last van heeft. Het komt niet echt gezellig over maar het is wel heel handig om jezelf even af te zonderen.

Kantooropslag
De reden dat we bij Bruynzeel zijn overgestapt naar flexibel werken heeft niets te maken met een kostenbesparing. Als productiefaciliteit liggen we als kantoor naast de fabriek op een industrieterrein in een Limburgs dorpje waar de vierkante meterprijs niet echt de pan uit zal rijzen. Het is wel de perfecte testcase voor onze eigen Office Unit. Centraal op de werkvloer staat deze centrale ontmoetingsplek met daarin een persoonlijke locker, garderobe koffieautomaat en wat schapruimte voor kantoorbenodigdheden.

werken blijkt dit echt een uitkomst. Doordat je dagelijks ergens anders gaat zitten, staan er nergens rolkastjes of archiefkasten maar berg je alles centraal op. Ook hangen er geen jassen over stoelen wat het een opgeruimd, soms zelfs wat klinische, uitstraling geeft. De koffieautomaat is de plek bij uitstek om even met collega’s te kletsen. Ook zorgt dit ervoor dat je af een toe van je plek moet opstaan om je benen te strekken. Nu werk ik persoonlijk papierloos, maar begrijp ik van collega’s dat het vaak moeilijk is om de persoonlijk locker niet als schaduwarchief te gebruiken. De locker is in ons geval bestemd voor persoonlijke eigendommen zoals sleutels en laptop.

Mocht je als bedrijf het nieuwe werken volledig toe willen passen, dan zul je medewerkers 24/7 toegang moeten kunnen geven tot informatie.

Digitaal is dit redelijk eenvoudig te organiseren, maar met name voor fysieke, papieren informatie kan dit een uitdaging zijn. De Office Unit zou in dat geval nog steeds prima tot z’n recht komen als ontmoetingsplek en centrale opslag als je ervoor kiest een dagje op kantoor te werken.

Binnenkijken

Onlangs hebben we Google uitgenodigd om Streetview ook toe te passen op ons kantoor. Als resultaat kun je hieronder zelf rondkijken in ons kantoor in Panningen. In dit kantoor zie je ongeveer 25 zit/sta werkplekken, stilteruimtes en een bespreekruimte en de Office Hub als centrale opslag en ontmoetingsplek.