GEMEENTE SLUIS, NEDERLAND

Efficiënte bewaar- en vindplaats van rijke zeeuwse historie

“Bewust zo gedaan. We wilden openheid en toegankelijkheid met het archief uitstralen.”

Willem de Vries, Archivaris Gemeente Sluis

Het nieuwe archief van de gemeente Sluis in Zeeuws-Vlaanderen is modern, compact, efficiënt en toekomstbestendig. Bruynzeel Storage Systems verzorgde de inrichting.

“Kijk”, zegt archivaris Willem de Vries, terwijl hij voorzichtig een oude band van de plank haalt. “Dit is het Boek met de Knoop, zoals het wordt genoemd. Het is een van de oudere stukken van de stad Aardenburg uit ons archief, daterende uit 1330-1470. Er staan stedelijke privileges, wetteksten, ordonnanties en vonnissen van de Schepenbank van de stad Aardenburg in.

De regels waren een voorbeeld voor andere steden, die er veel van hebben overgenomen.” Het document – zichtbaar aangetast door de tand des tijds, maar deskundig gerestaureerd – is een van de duizenden historische stukken die in het archief hun plek hebben gevonden. De twee archieven van de voormalige gemeenten Sluis-Aardenburg en Oostburg, die ieder op zich ook weer uit diverse kleinere archieven waren samengevoegd, hebben er hun definitieve plek gevonden.

Optimale condities
In totaal twee kilometer opslagruimte met boeken, kaarten, prenten en documenten, die onder klimatologisch optimale condities, goed beveiligd tegen brand en – door de hoge ligging op een oude stadswal – vrijwel onaantastbaar voor overstromingen op één centrale plek worden bewaard voor het nageslacht. De Vries is zeer tevreden over het uiteindelijke resultaat, waarvan de totstandkoming veel tijd in beslag nam. Samen met twee collega’s bestiert hij het archief. Hij was ook nauw betrokken bij de plannenmakerij en de uiteindelijke bouw en inrichting van de archiefbewaarplaats. Het nieuwe archief is een betonnen doos, die tegen het bestaande gemeentehuis in Oostburg – het ambtelijk centrum van de gemeente Sluis – is opgetrokken. De kantoor- en bezoekersruimte grenzen aan de straat. Helder daglicht valt binnen door de hoge ramen, voorbijgangers kunnen ongehinderd naar binnen kijken. “Bewust zo gedaan”, zegt De Vries. “We wilden openheid en toegankelijkheid met het archief uitstralen.”

Historie
Dat blijkt te werken, want sinds de opening weten steeds meer bezoekers het archief te vinden. Ze komen vooral voor onderzoek naar de eigen familiegeschiedenis of de roemruchte historie van de Zeeuwse steden. Achter een dubbele sluisdeur staan de historische kostbaarheden opgesteld over twee verdiepingen. “We hebben een beperkte ruimte, daarom zijn we de hoogte ingegaan. Omdat de indeling zo efficiënt is, kunnen we er al onze stukken in kwijt”, vertelt de archivaris. “En dat niet alleen: we hebben nog voldoende ruimte over voor de nieuwe gemeentelijke archieven en archieven die de komende tijd vanaf elders hier naartoe zullen komen. Denk aan particuliere collecties of de archieven van stichtingen, kerken en instellingen die worden opgeheven.”

Geen concessies
De hoge stellingkasten die twee etages bestrijken werden geleverd en geïnstalleerd door Bruynzeel Storage Systems. “Een bewuste keuze, we wilden geen concessies doen aan de kwaliteit en toch een goede prijs”, zegt De Vries. “We hebben heel goed nagedacht over alle mogelijkheden en hebben dit in de aanbesteding meegenomen. We wilden zelf grip houden om én te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen voor archieven én de gewenste kwaliteit te kunnen realiseren. Dat is gelukt en nog binnen het beschikbare budget ook.” In overleg met de mensen van Bruynzeel werd gekozen voor standaardmateriaal; elektrisch bediende, fluisterstille en van sensors voorziene stellingkasten met legplanken van voldoende dikte om ook de zwaarste folianten te kunnen dragen zonder door te buigen. Na kantoortijd rijden de stellingkasten automatisch uit elkaar om ruimte te creëren voor een optimale luchtcirculatie. De verlichting is duurzaam.

Expertise
De Vries: “Een klus als deze maak je als archivaris niet vaak mee en er komt dan ook veel op je af waar je niet eerder mee te maken hebt gehad. Maar het team van Bruynzeel bood adequate ondersteuning. Ze dachten en liepen echt met ons mee en hebben hun expertise ingezet om tot het best mogelijke resultaat te komen. Ook de plaatsing van de stellingen zelf verliep soepeltjes. Geen moeite was de ploeg teveel en na plaatsing zijn ook diverse kleine aanpassingen zonder enig gedoe verricht. We zijn dan ook heel tevreden, zowel over de samenwerking met Bruynzeel als over het resultaat: een archief waarmee Zeeuws-Vlaanderen tot in de verre toekomst toe kan. Zowel mijn collega als ik gaat over enkele jaren met pensioen. We kunnen dan het archief met een gerust hart overdragen aan onze opvolgers.”