KENT COUNTY COUNCIL, VERENIGD KONINKRIJK

Dubbellaags verrijdbare archiefkasten bieden kostenbesparing op lange termijn

“De investering betaalt zich al binnen 3-4 jaar terug.”

Guy Mayhew, Projectmanager “Het nieuwe werken”, Kent County Council

Kent County Council adopteerde “het nieuwe werken” als methode, om de efficiëntie van het gebouwenbeheer te verbeteren en flexibel werken mogelijk te maken.

Het bureau “Commercial Services” werd gesloten en de verschillende afdelingen verhuisden. Ook de afdeling die verantwoordelijk is voor de bibliotheek, voor registraties en voor het archief hoorde daarbij. Om kosten te besparen, moest de nieuwe locatie van deze afdeling aanzienlijk kleiner worden. Guy Mayhew was op zoek naar een innovatieve en ruimtebesparende oplossing waarin, ondanks de kleinere ruimtes alles kan worden opgeslagen.

“Onze taak is de reserve collecties van bibliotheken te bewaren. Om alle boeken en media op te kunnen bergen hebben we ongeveer 3.000 strekkende meter opslagruimte nodig,” zegt Guy Mayhew.

“Ik ben erg onder de indruk van de Compactus Double Decker-oplossing. Binnen heel korte tijd waren al onze opslagproblemen opgelost. We zullen op de lange termijn kosten besparen omdat we een kleinere ruimte gebruiken. De flexibiliteit van de rekken stelt ons in staat ook op eventuele toekomstige opslaguitdagingen in te gaan“.

Guy Mayhew, Kent County Council

Een innovatief dubbellaags opslagsysteem met geïntegreerde verdieping
“Binnen ons budget was het lastig een gebouw te vinden dat groot genoeg was om onze spullen op te bergen. Oorspronkelijk hadden we interesse in verrijdbare rekken van ongeveer 2,5m hoog. Dat zou onze problemen maat gedeeltelijk oplossen. We hebben namelijk ook voldoende werkplekken nodig. Met dergelijke rekken zou de ruimte om ons heen vrij krap aanvoelen”.

Guy deed onderzoek naar de mogelijkheid een 2e verdieping te realiseren. Hij was echter verrast over de investering die de structurele veranderingen van het gebouwen met zich mee brengen. Op gegeven moment ontdekte hij de dubbellaagse rekken van Bruynzeel. “We waren verrast over de relatief lage kosten van een dubbeldekker t.o.v. de bouw van een nieuwe verdieping. De investering betaalt zich al binnen 3-4 jaar terug”.

Toegankelijkheid heeft prioriteit
Voor de 15 medewerkers die regelmatig boeken en media uit het archief halen en weer terugleggen, is eenvoudige toegankelijkheid van groot belang. Dagelijks ontvangen ze aanvragen voor honderden boeken. Die moeten eenvoudig gevonden kunnen worden.

Het dubbellaagse Systeem kan met de druk van een vinger bediend worden en de verschillende kleuren van de frontpanelen zorgen ervoor dat de medewerkers snel herkennen in welke gang de gewenste objecten te vinden zijn.

Veiligheid en verlichting
Een ander belangrijk onderwerp dat Kent Council in acht nam, was de veiligheid van de collecties. Het opslagsysteem is daarom voorzien van een RFID-systeem waarmee de toegang to de gangpaden naar wens geprogrammeerd kan worden .

Het projectteam was in eerste instantie bezorgd dat er te weinig licht in de gangpaden zou zijn. Met de geintegreerde LED-verlichting van Bruynzeel was dat echter snel opgelost. Een bijkomend voordeel van die LED-verlichting is dat de energiekosten beperkt blijven. De verlichting is alleen aan, als een gangpad geopend word.

Maatwerk
In nauwe samenwerking met Bruynzeel bepaalde Kent County Council de ideale afmetingen voor de rekken, zodat de beschikbare ruimte optimaal benut zou worden. Daarbij werd rekening gehouden met de vele verschillende voorwerpen die opgeslagen zouden moeten worden. Van drukwerk tot confetti en grote dozen met hangmappen. Alles vindt een plek in de nieuwe rekken. “We hebben met Bruynzeel besproken welke diepte het handigst is voor alle verschillende spullen”, zei Guy. “Omdat de legborden op maat gemaakt werden, hebben we veel minder vloeroppervlakte nodig dan we oorspronkelijk dachten”.

Organisatorische Agility in tijden van verandering
“Het dubbellaags verrijdbare systeem van Bruynzeel heeft onze eisen overtroffen. In een wereld waarin flexibiliteit en efficiënt kostenbeheer steeds belangrijker worden, is dit opslagsysteem een heel goede oplossing. De rekken kunnen individueel ingericht worden. “Wij vinden die flexibiliteit erg prettig”, zegt Guy, “omdat we daarmee eventuele wijzigingen in de toekomst aan kunnen”.