PWN, NEDERLAND

Persoonlijke archiefsystemen van Bruynzeel spelen in op flexibele werkplekken bij PWN. Waterleidingbedrijf en natuurbeheerder: de NV PWN heeft vele taken. Het nieuwe persoonlijk archiefsysteem van Bruynzeel helpt de circa 500 medewerkers die taken zo goed mogelijk uit te voeren.

Dik 2 miljoen mensen in Noord-Holland jaarlijks voorzien van 100 miljard liter zuiver, fris, helder drinkwater. Dat is de kerntaak van PWN. Maar het overheidsbedrijf beheert ook circa 7.300 ha natuurgebied (waaronder Nationaal Park De Kennemerduinen), twee bezoekerscentra én verhuurt een veertigtal woningen in de duingebieden.

“Ja, we hebben heel wat omhanden”, lacht vastgoedmanager Hans Tervoort in het moderne, lichte en duurzame hoofdkantoor van PWN in Velserbroek. “Maar alles begint en eindigt bij ons met drinkwater.”

Persoonlijke archiefsysteem
PWN is een van de weinige waterleidingbedrijven in ons land die oppervlaktewater omzetten in drinkwater. Water uit het IJsselmeer wordt op twee manieren gezuiverd tot drinkwater. Door keramische membranen en UV technologie en door middel van voorzuivering en infiltratie in de NH-duinen. Beide zuiveringstechnieken zorgen voor een unieke, hoge drinkwaterkwaliteit.

Het waterleidingbedrijf ontwikkelt voortdurend innovatieve technieken om de waterzuivering te optimaliseren en drinkwater veilig en betaalbaar te houden. Het hoofdkantoor in Velserbroek – bij IJmuiden – ademt die innovatieve sfeer. Vaste werkplekken zijn er niet, vergaderen doet iedereen in het ruime atrium. Het persoonlijke archiefsysteem dat Bruynzeel heeft geïnstalleerd, speelt in op die situatie.

Bewaararchief
Tervoort: “Met de ingebruikname van ons nieuwe kantoor in 2015 hebben we ook de papierwinkel flink teruggedrongen; van 10 naar 4 ton papier. We doen nu zoveel mogelijk digitaal en hebben een documentatie- en informatiesysteem dat voor iedere medewerker toegankelijk is. Mensen kunnen dus gezamenlijk aan projecten werken en iedereen beschikt op hetzelfde moment over dezelfde informatie.”

Medewerkers hebben geen eigen kamers en archiefkasten meer. “Dat was voor een aantal medewerkers best moeilijk. Maar ze kwamen er ook achter dat ze veel dingen bewaarden die ze eigenlijk nooit meer nodig hadden”, zegt hij. Overigens heeft PWN nog wel een, wettelijke bewaarplicht, ‘bewaararchief’ waar documenten de voorgeschreven termijn worden opgeslagen.

Op weg naar een kantoor met een minimaal papiergebruik
Papier is niet helemaal in de ban gedaan bij PWN. In overlegsituaties met andere partijen kan het, voor het overzicht, handig zijn om met papieren tekeningen en documenten te werken. “Maar daarna gaan die documenten de papierbak in. Het heeft gewoon geen zin om ze te bewaren, want alles wordt digitaal opgeslagen in het systeem.”

Omdat mensen soms toch behoefte hebben aan een eigen archiefje ontwikkelde Bruynzeel voor PWN een persoonlijk archiefsysteem van lage, elektrisch bedienbare kasten waarin iedere medewerker een plank van 90 centimeter toegewezen heeft gekregen. Elk van de negen ‘zone’s’ in het hoofdkantoor heeft een centraal punt met zeven van zulke kasten.

Het Bruynzeelsysteem bevalt goed, zegt hij. “Medewerkers moesten er wel even aan wennen en in het begin waren er wat kinderziektes, maar nu is bijna iedereen erg tevreden. We hebben de behoefte aan opslagruimte alleen te ruim ingeschat. De digitalisering gaat sneller dan we verwachtten. Onze mensen blijken er steeds minder behoefte aan te hebben om geprinte documenten te bewaren. Helemaal papierloos zullen we wel nooit werken, maar we zijn toch aardig op weg naar een kantoor met een minimaal papiergebruik.”