REGIONAAL ARCHIEF ÖSTERGÖTLAND, ZWEDEN

Agneta Sundstrand, archiefbeheerster van het Regionaal Archief Östergötland vertelt het verhaal van het archief:

Het besluit was genomen dat alle archieven in de regio Östergötland samengevoegd zouden worden op één locatie. Daarom moesten we op zoek naar nieuwe geschikte ruimtes. We zochten een bestaand gebouw dat we opnieuw konden indelen en vonden een optie in het stadsgedeelte Tornby in Linköping. Het gebouw werd oorspronkelijk gebruikt door een reclamebureau. Het is meer dan 6.000m2 groot en was voorzien van verschillende kantoren en productieruimtes. Het reclamebureau sloot 4 jaar eerder en de ruimtes waren leeg, afgezien van een nestje meeuwen. Het pand had een interessante layout waarbij de oude drukkerij een archief zou kunnen worden. Meteen voor de deur stoppen bussen die naar de binnenstad rijden en er zijn voldoende parkeerplaatsen. Met deze informatie waren we al bijna overtuigd. De overgebleven vraag was of er voldoende ruimte was voor het archief, of dat we eventueel een aanbouw zouden kunnen realiseren om aan de huidige en toekomstige behoeftes te kunnen voldoen.

Een archief op twee verdiepingen
Het antwoord op die vraag werd snel gegeven. Omdat het gebouw hoog genoeg was, konden we een dubbellaags archiefsysteem inzetten. Daarmee zou de beschikbare ruimte optimaal benut worden. Twee verdiepingen gingen voldoende plaats voor ons archief bieden. Die optie leek voor ons gemaakt, dus daar gingen we voor. Op 12 augustus 2011 vond de eerste bouwbijeenkomst plaats met de aannemers, architecten, verhuurders, huismeesters, werknemers en financiers. Midden april 2012 zou alles klaar moeten zijn voor de verhuizing. Er werd veel werk verricht op relatief korte termijn. Agente verteld dat er minstens 35 van zulke bijeenkomsten waren en dat daardoor het werk relatief snel vorderde:
Tijdens de projectbijeenkomsten waren van begin af aan diverse experts op allerlei vlakken aanwezig. Omdat iedereen kennis gedeeld heeft konden we het project snel, efficiënt en succesvol realiseren, zegt Agneta Sundstrand.

Kent Granlund van Bruynzeel Storage Systems, is het hier volledig mee eens:
„Het projectteam heeft van begin af aan voortdurend de problemen aangepakt en er alles aan gedaan te voorkomen dat er tijd verloren werd en de stress voor de betrokkenen tot een minimum te beperkt. Bijvoorbeeld konden de archiefkasten om een ontluchtingspijp heen geïnstalleerd worden. Daardoor kon volgens plan doorgewerkt worden en toekomstige obstakels in een vroeg stadium ontdekt en aangepakt worden. Als leverancier hadden wij slechts 12 weken ter beschikking voor de installatie. Het was krap maar met behulp van een team ervaren installateurs, die 4 weken lang 6 dagen per week gewerkt hebben, konden we toch op tijd alles installeren.

Een archief dat levens red
Agneta Sundstrand vindt het prettig dat tegenwoordig alles op dezelfde locatie te vinden is.
Ook omdat de kennis en kunde van de medewerkers nu beter gedeeld word. Er zijn bijvoorbeeld medische aantekeningen van de County Council, die meerdere honderden jaren oud zijn. In het nieuwe archief is het eenvoudig deze documenten te vinden. Er is een grote vraag naar het archiefmateriaal. Dagelijks worden er meer dan 50 documenten gebruikt.

Steeds vaker word de informatie uit het archief gebruikt. Tijdens het uitbreken van de vogelgriep werden bijvoorbeeld medische dossiers van de Spaanse griep van 1918-1920 opgevraagd. Ze moesten een persoon zien te vinden die de Spaanse griep overleefd had om een manier te vinden een vaccin te maken.

Voor onderzoekers, particulieren en academici zijn er grote ruimtes met archiefmateriaal beschikbaar van de werkzaamheden van de County Council in de 18e eeuw.

„Meer dan ooit kunnen we ons aanpassen op de wensen van de markt. Inmiddels organiseren we bijvoorbeeld ook excursies voor conferentiegasten. Het is erg fijn een zo mooie opslagoplossing te kunnen presenteren, beëindigt Agnete vrolijk en trots het gesprek.

Voetnoot: In maart 2015 beëindigde Agneta Sundstrand haar missie als archiefbeheerster. Wij wensen haar een goede gezondheid en een welverdiend pensioen toe.