Clutter Manager Na meerdere carrières ‘spullen verzamelen’, is JUNK DAY prima voorbereiding voor de nieuwe organisatie. Weggooien en weten wat je bewaart door “Clutter-management”. Deze term stamt uit de Britse verhuiswereld, waar mensen (senior citizens) geholpen worden om afscheid te nemen van spullen die zij in hun nieuwe woning niet meer kwijt kunnen. Dat zijn immers moeilijke beslissingen. Net zo moeilijk als voor kantoorwerkers die afscheid moeten nemen van hun ‘oude meuk’.

In het kort komt een JUNK DAY hier op neer: Iedereen komt naar kantoor vóór de verhuizing om in te pakken. Kluskleding is het best op z’n plaats. Door de catering wordt gezorgd voor eten en drinken gedurende de gehele dag. Junk-food bij voorkeur, want dit is bloed-zweet-en-tranen werk. Heel belangrijk zijn grote afvalcontainers (gescheiden afval) waarin overtollige documenten, dossiers, woordenboeken uit de vorige eeuw etc. kunnen worden gedumpt. Een geslaagde JUNK DAY zorgt voor 50% tot 80% vermindering van dossiers e.d. Er zijn bedrijven die er echt een happening van maken, door bv. helmen met mijnwerkerslampje uit te reiken. Onder het motto: Als je doet wat je leuk vindt, hoef je nooit te werken. Om dit proces goed te laten verlopen, zie de column over Clean-desk-policy. Toegang tot de documenten op afstand Nog niet aan de orde kwam daar de beschikbaarheid van documenten wanneer je op afstand werkt van het dynamisch archief. Nog sterker, wanneer je op afstand werkt van de files van je collega’s. Immers, zoals gezegd, dossiers zijn niet van jou, maar van de onderneming. Deze dienen immer ten dienste te staan van je collega’s. Uiteraard binnen het vereiste vertrouwelijkheidsniveau. De onderneming wil natuurlijk niet dat alle salarisgegevens, persoonlijke HRM-files e.d., voor het oprapen liggen. De beschikbaarheid moet ervoor zorgen, dat je interne netwerk net zo toegankelijk is als je externe netwerk. De collectieve kennis van een onderneming is namelijk gigantisch groot. Alleen, dat weten we nauwelijks van elkaar. Het is niet voor niets, dat Linkedin zo’n succes is. We verzuimen alleen het interne netwerk op dezelfde manier te ontwikkelen. Raad vragen is geen afgang Dat hangt helemaal samen met de mate van onderling vertrouwen. Onderzoek toonde aan, dat mensen liever een kennis of familielid in Australië bellen, dan om een collega om raad te vragen. Bang om af te gaan of een ‘zwakte’ toe geven. En vertrouwen moet je opbouwen in persoonlijk contact. Daar ligt een erg belangrijke functie van het ontmoetings- resp. netwerkkantoor. Een gastvrije plek waar je je op je gemak voelt. Waar je de mensen en de structuren kent en je in wezen complementair bent voor de kennis van je collega’s. Want, samen weten alle mensen in het bedrijf zóóó veel. Hoe dit te mobiliseren dát is de opgave. 20% van de werktijd gaat tenslotte op aan het zoeken naar documenten. I rest my case.