Toen ik in 1986 begon bij Canon werd er tijdens de verkooptraining al gesproken over het papierloze kantoor wat binnen verwachting ergens in de jaren 90 werkelijkheid zou zijn. In 1986 hadden de eerste laserprinters voorzichtig hun intrede gemaakt in de kantooromgeving en werden de luidruchtige daisy-wheel printers en matrixprinters vervangen. De veel stillere laserprinter en de mooie afdrukkwaliteit zorgden voor een enorme stijging in het aantal afdrukken en de leveranciers van deze apparatuur zagen handenwrijvend toe hoe het aantal A4-tjes dat zwart werd gemaakt elk jaar steeg. Marktanalisten en bureaus als Dataquest en InfoSource bleven echter volhouden dat het papierloos kantoor een kwestie van tijd was en dat voor de eeuwwisseling (2000) dit een feit zou zijn.
Het nieuwe werken 1.0 In 1996 werd het nieuwe Interpolis kantoor in Tilburg ontworpen waarbij Eric Veldhoen het concept voor de werkplekken heeft opgezet. De uitgangspunten waren flexibiliteit, balans en CoCon (communicatie/concentratie). Deze eerste ontwikkelingen worden nu getypeerd als Het Nieuwe Werken 1.0, van kantoortuin naar flexwerken. Vanaf het begin was duidelijk dat een goede IT infrastructuur belangrijk was en dat medewerkers overal in het pand moesten kunnen inloggen. Elke medewerker kreeg een trolley (rijdend ladeblok met beugel) zodat die zaken die nodig waren om je werk uit te voeren daarin bewaard konden worden. En ondertussen werd er alsmaar meer geprint en nam de informatievoorziening toe. Onnodig om te vermelden dat de komst van het Internet in de kantooromgeving voor een explosie van informatie zorgde en er nog meer geprint ging worden ook veel meer in kleur, waardoor de kosten opliepen. Generatie C Op dit moment is het zo dat er procentueel steeds minder geprint wordt dan 10 jaar geleden maar dat percentage moet je dan wel afzetten tegen een hoeveelheid beschikbare informatie die honderden keren groter is dan toen. De vraag is ook of de afname van papier wel geleidelijk gaat? De jarenlange grafieken die een dalende curve laten zien houden geen rekening met de nieuwe generatie C (Connected) die de gehele dag verbonden zijn met het internet, social media en hun informatie via schermen krijgen. Het zou mij niet verbazen dat wanneer deze generatie gaat werken in het bedrijfsleven we opeens een abrupte daling in het printen zouden zien. De huidige geleidelijke afname van printvolumes gecombineerd met de toename van Het Nieuwe Werken en verdergaande digitalisering (gestimuleerd door de Overheid) in de kantooromgeving betekent dat er toch wel iets verandert. Bedrijven die producten en diensten leveren voor de kantooromgeving zullen hun aanbod moeten aanpassen om met de veranderingen mee te gaan of deze zelfs voor te blijven. Printleveranciers gaan zich richten op Document Management systemen, leveranciers van Archiefsystemen richten zich op oplossingen voor opslag in een Nieuwe Werken kantoor. Papierloos kantoor Het gaat er zeker komen dat papierloos kantoor, al durf ik geen jaartal te noemen. Het Nieuwe Werken doet ook steeds meer zijn intrede en evolueert ook; je kunt overal en op elk moment werken als je wilt en toegang hebben tot je bestanden en werkdocumenten. Leuk om die ontwikkelingen mee te maken en te zien hoe we over 25 jaar werken in de kantooromgeving.