Ja zeker! En we hebben het over miljoenen in het geval van multinationals. Men moet alleen het concept begrijpen en een nieuwe manier van kantoorontwerp handhaven om deze kostenbesparing te realiseren. De meeste West-Europese bedrijven, ongeacht of ze hun werknemers in high-end en innovatieve gebouwen huisvesten of nog tevreden zijn met de kantoorruimte die tijdens de industriële revolutie is gebouwd, hebben één ding gemeen: traditionele archiefkasten! En dit is precies waar het enorme besparingspotentieel zit. Het besparingspotentieel kan worden gerealiseerd wanneer traditionele statische kasten worden vervangen door verrijdbare kasten. Daar waar iedere afzonderlijke statische kast een zogenoemde “handelingsruimte” verreist, wordt dit door een verrijdbare kast gedeeld. Dit laatste resulteert in 50% ruimtebesparing. Waarschijnlijk vraagt u zich nog steeds af hoe dit concept werkt. Daarvoor raad ik u aan onderstaande video te bekijken waarin dit concept in 1 minuut wordt uitgelegd.

Maar als geld besparen door gewoonweg de traditionele kasten te vervangen door verrijdbare kasten zo eenvoudig is, waarom doet dan nog niet iedereen dit?
Nou, het vereist een radicaal nieuwe manier van kantoorruimte ontwerp. In een traditionele en voor ons meest actuele setting starten we met de invulling van werkplekken door het plaatsen van bureaus en bureaustoelen. Vervolgens “pluggen” we er onder andere een aantal pantry’s en een vergaderruimte in. Uiteindelijk plaatsen we daar waar nog ruimte over is een aantal kasten omdat we tenslotte nog stapels papierwerk hebben dat (nog) niet gedigitaliseerd is. Als u ervan overtuigd bent dat het papierloze kantoor gebruikelijk is of dat dit op korte termijn realiteit zal zijn, dan is dit blogartikel over Het Papierloze Kantoor geschreven door Igor La Vos, CEO Bruynzeel Storage Group, absoluut een must read. Om een verrijdbaar kastensysteem in een kantoorruimte te implementeren moet u als eindgebruiker of als architect starten met een “blue print” van de kantoorruimte waar de verrijdbare kasten vanaf het begin al in het ontwerp zijn opgenomen. Door dit te doen bespaart u meteen vanaf het begin 50% aan ruimte. Deze vrijgekomen ruimte kan worden ingevuld met meer werkplekken per M2 of direct te besparen.

Hoe kan ik de ruimtebesparing van 50% omzetten in harde valuta?
Door onze ervaring met duizenden projecten per jaar kennen we de normen en gemiddelde cijfers in de markt erg goed. Zo weten we dat 10% van een gemiddelde kantoorruimte in beslag wordt genomen door opslag. Wetende dat een verrijdbare kast tot wel 50% aan ruimte bespaart kunnen wij nu al uitrekenen dat u uiteindelijk 5% aan extra ruimte creëert. Om de bespaarde kantoorruimte te vertalen in monetaire waarde, dienen we inzicht te krijgen in de totale kosten van een kantoorruimte. Uit het Occupier Cost Index (OCI) rapport 2013 kunnen we deze kosten ontlenen. Dit onderzoek is gebaseerd op 3400 gebouwen, 31 miljoen M2 aan kantoorruimte en 1,45 miljoen voltijdse equivalenten (FTE). Dit OCI rapport presenteert de gemiddelde kosten per FTE per jaar. Om een eerlijke berekening te kunnen maken kunnen we alleen rekening houden met de ruimte- en infrastructurele kosten omdat alleen deze kosten beïnvloed worden wanneer je kantoorruimte gaat verminderen of herwinnen. Deze kosten omvatten de huisvesting, maar ook de kosten voor elektriciteit, verlichting en onderhoud. De ruimte- en infrastructurele kosten vertegenwoordigen tussen 47% en 72% van de totale bezettingskosten, afhankelijk van het land waarin u actief bent. In een conservatievere benadering houden we alleen rekening met de huisvestingskosten van gemiddeld 41% in Europa hetgeen bepaald is door AOS in een eerdere studie. Toch geef ik de voorkeur om niet alleen rekening te houden met de huisvestingskosten maar ook de infrastructurele kosten. Deze kosten weerspiegelen namelijk de totale eigenaarschapskosten en bovendien creëren we hiermee het juiste gedachtengoed om te praten over de Co2-footprint reductie die ik zal toelichten in een volgend blogartikel.

Tot slot, een gemiddeld Europees bedrijf besteed jaarlijks €4040,- per bezetter / werknemer aan huisvestingskosten en jaarlijks minimaal €5772,- met betrekking tot ruimte- en infrastructurele kosten. Als we nu als voorbeeld een bedrijf met 250 FTE nemen, dan kan dit bedrijf jaarlijks minimaal €50.000,- besparen door het toepassen van verrijdbare kasten. Deze besparing kan in sommige gevallen zelfs oplopen tot wel €70.000,- !