BOEKENTOREN, BELGIË

“Als het heel stil is in de bibliotheek kun je ze soms horen fluisteren: ‘dank u’.”

Hendrik Defoort, collectiebeheerder van de Gentse Universiteitsbibliotheek

Het was een grote operatie, de verhuizing van ruim 3 miljoen boeken en ander erfgoed van de Gentse Boekentoren naar het nieuwe ondergronds depot van de Universiteitsbibliotheek van Gent. Bruynzeel Storage Systems leverde en plaatste de nieuwe boekenkasten, met in totaal 38 kilometer aan boekenplanken.

“We hebben ze op formaat geplaatst”, vertelt hij. “Daardoor hebben we de beschikbare ruimte optimaal kunnen benutten en is vrijwel geen centimeter van de kastruimte ongebruikt gebleven. Dankzij een nieuw logistiek beheersysteem met barcodes kunnen we alle materialen toch snel vinden, hoewel twee bij elkaar behorende boeken in kasten ver van elkaar kunnen staan vanwege hun verschillende formaat.”

Drie jaar heeft de voorbereiding van verhuizing van de inhoud van de Boekentoren naar het nieuwe depot gekost. Alleen al het selecteren, stofvrij maken en het inpakken in zuurvrij papier en dozen van de boeken was een monnikenwerk. Een ploeg van zeven mensen is er intensief mee in touw geweest. “Het voorwerk kostte heel veel tijd en energie”, vertelt Defoort. “Maar dankzij die goede voorbereiding was de eigenlijke verhuizing binnen een paar maanden gebeurd.”

“We hebben ze op formaat geplaatst. Daardoor hebben we de beschikbare ruimte optimaal kunnen benutten en is vrijwel geen centimeter van de kastruimte ongebruikt gebleven.”

Hendrik Defoort, collectiebeheerder van de Gentse Universiteitsbibliotheek

Monumentale toren
De 64 meter hoge Boekentoren is een begrip in Gent, een baken in de stad. Het is – letterlijk – een toren vol boeken, in 1939 opgetrokken naar een ontwerp van de befaamde Vlaamse Bauhaus-architect Henry van der Velde. De in kaal beton uitgevoerd toren geldt als een voorbeeld van modernisme in de architectuur.

Sinds 1992 is de toren ook een beschermd monument. Lange tijd werd het echt niet beleefd als momument, wat in combinatie met zeer intensief gebruik resulteerde in een verwaarloosde staat. Maar het inzicht omtrent de monumentale waarde groeide en dankzij de inzet van velen is de renovatie ondertussen in gang gezet om wellicht eind 2018 af te ronden.

In de toren lag sinds jaar en dag het grootste deel van de historische (boeken)collecties van de van de Universiteit Gent opgeslagen: in totaal 40 kilometer aan wetenschappelijke en historisch belangrijke boeken, tijdschriften, leggers en ander drukwerk. Voor de renovatie van start kon gaan, moesten deze materialen eerst worden verhuisd. Het nieuwe depot huisvest ondertussen circa 32 kilometer boeken en ander materiaal dat na een scherpe selectie overbleef.

Vier verdiepingen
De nieuwbouw van de bibliotheek strekt zich uit over vier verdiepingen en bevindt zich ondergronds. In totaal gaat het om een drie keer 1.000 vierkante meter bibliotheekruimte, waarvan een technische ruimte op niveau -1 en drie depots op de niveaus –2 t/m –4. Niveau -2 is uitgevoerd als enkele bouwlaag, niveau -3 en -4 als dubbele bouwlaag. Dat houdt in dat de bouwlagen zijn gescheiden door een stalen roostervloer, met daarin extra hoge archiefkasten over twee lagen.

Voor de inrichting van deze bibliotheek werd, op basis van een Europese aanbesteding, Bruynzeel Storage Systems in de arm genomen. “Een goede keuze”, vindt collectiebeheerder Defoort, “want Bruynzeel heeft een enorme ervaring met grote projecten als dit. Daar hebben we veel baat bij gehad tijdens het hele traject.”

Met een geavanceerd computerprogramma berekende Bruynzeel de optimale indeling van de depots. Op basis van de beschikbare ruimte en het optimale gebruik van de plankhoogtes kwam men uit op veertien ‘formaatklassen’, verdeeld over in totaal dik 40.000 planken. “Het was grotendeels standaardwerk, maar er kwam ook circa 15 procent maatwerk aan te pas”, zegt Defoort. “Het depot is heel compact ingericht. Het was passen en meten, maar nu zitten we echt bom- en bomvol.”

Faculteiten
Ruimte voor uitbreiding van de collectie is er amper meer. Dat is ondanks de steeds verder om zich heen grijpende digitalisering nog steeds broodnodig. . Vandaar dat de Boekentoren ook na de renovatie een boekendepot blijft. Meer bepaald de bewaarcollecties van de verschillende faculteiten worden er dan ondergebracht.

Op niveau –2 zijn de boekenkasten handbediend, op de niveaus -3 en -4 elektrisch. Dit in verband met de veiligheid; sensoren verhinderen dat personen die beneden onwel zijn geworden bekneld kunnen raken als iemand boven een kast sluit.

De collectiebeheerder was niet ontevreden over de service van Bruynzeel om de kinderziektes die hun systemen bevatten op te lossen.

Stevig onderhandelen
Minpuntjes waren er ook: “Bruynzeel is natuurlijk een groot bedrijf, met veel schijven. Bij hen geldt: afspraak is afspraak. Dat vind ik ook, maar af en toe had het wel net iets flexibeler gemogen. We moesten soms stevig onderhandelen om iets voor elkaar dat niet in het oorspronkelijke bestek stond.”

Desondanks is Hendrik Defoort een tevreden man. Maar, zegt hij, het meest tevreden zijn toch de boeken zelf. “Als het heel stil is in de bibliotheek kun je ze soms horen fluisteren: ‘dank u’.”