Eén plaats mag je claimen Je eigen privé spullen, die mag je opbergen. In je eigen locker. Achter slot. Of thuis natuurlijk. Maar verder zijn alle andere zaken van de werkgever. Eigen zaken van fysieke aard (jas, motorhelm, tas e.d.) of waardevolle zaken zoals smartphone, sieraden) kunnen achter slot of grendel in je locker. De procedure hierachter komt uitgebreid aan bod in trend 9.
De baas is de baas Iedereen op kantoor wordt betaald om informatie te produceren. Op het moment dat deze alleen ontsloten kan worden als je er fysiek bent, ben je verkeerd bezig. In een modern kantoor is bijna alles digitaal opgeborgen. Zodanig dat men – evt geautoriseerd – er bij kan. In een efficiënt modern kantoor wordt alle inkomende post ’s ochtends gescand en doorgestuurd naar de betreffende persoon of personengroep. Hard copy post blijft aanwezig en wordt opgehaald. De werknemer wordt via een SMS op de hoogte gesteld dat er post is. Uitgangspunt bij dit alles is, dat alle info operationeel beschikbaar moet zijn voor het bedrijf. WIKI kennisbank Het is dan ook niet voor niets, dat er tegenwoordig steeds meer stemmen opgaan om een WIKI te introduceren voor alle bedrijfsgegevens. Uiteraard kan dit via een autorisatieladder, maar dan weet je wel dat ze er zijn. Niemand is gebaat met een C°WIKILEAKS. De zoekmachines voor op kantoor zijn tegenwoordig zo goed, dat alles wel gevonden kan worden. Resultaat hiervan is, dat de feitelijke fysieke opbergbehoefte steeds geringer wordt. Sommige zaken van fiscale/juridische aard moeten een aantal jaren bewaard blijven. Individueel en gemeenschappelijk gebruik Alles wat individueel gebruik wordt hoeft natuurlijk niet op de dure vierkante meters van het kantoor opgeslagen te worden . Dat kan rustig in een opslagcentrum (het dode archief). De digitale versie bewaar je gewoon bij jezelf. Binnen de clusters zijn er altijd zaken die door meerdere mensen gebruikt worden. Dossiers van fiscale/juridische aard, vakbladen tot naslagwerken, van ontspanning tot opleiding. Hiervoor is het dynamische archief en de bibliotheek bedacht. Hier worden de stukken geraadpleegd en worden ze ook weer teruggelegd. Zorg wel voor een goed opbergsysteem. Een verrijdbaar kastenblok is hier een uitstekende oplossing: Handig, mooi, van de menselijke maat, spaarzaam in m² en gemakkelijk toegankelijk. Ook hier kan de elektronica te hulp schieten. De terugzoektijden van chaotisch opgeborgen informatie kost op maandbasis vaak uren. Denk daarom in termen van ‘terugneemtijd’. Archiveringskosten (in kantoor) zijn voor 80% personeelskosten. Opbergen is een equivalent van beschikbaarheid. Dat ligt in het systeem, dat ligt in de eenvoud en discipline. Kortom, ook hierin moet een onderneming professioneel zijn. En daar is ervaring voor nodig. Zoals aanwezig bij Bruynzeel. Goed opbergen is kostenbesparend. Zo simpel is het.