-
Segmenten
-
Productfamilies
-
Over Bruynzeel
-
Uitgelicht
met maximale opslagcapaciteit
EEN EFFICIËNTE
OPSLAGRUIMTE CREËREN
Staat u op het punt een nieuwe archiefopslag in gebruik te nemen of wilt u uw bestaande archiefruimte opnieuw inrichten? Dan is de grote vraag: waar begin ik? Hoe zorgt u dat u de ruimte en opslagcapaciteit optimaal benut? Wat is een goed archief? Wat wilt u opslaan en onder welke omstandigheden? Met welke veiligheidseisen moet u rekening houden? Hoe kiest u het juiste opslagsysteem als u geen interieurspecialist bent? Misschien heeft u wel helemaal geen extern archief nodig. Deze pagina helpt u te bepalen hoe u een archiefruimte en de bijbehorende opslagsystemen het beste kunt indelen. Het kan worden gebruikt voor alle archieven, of het nu om een kleine of een grote opslagruimte gaat.
Inhoud
- De opslagruimte
- Wat bewaart u in het archief?
- Analyseer de workflow
- Optimaliseer de opslagcapaciteit
- Veiligheidsaspecten
- Accessoires en LED-verlichting
- Toegankelijkheid
1. De opslagruimte
De eerste stap bij het opzetten van een archief is het bepalen van de beschikbare opslagruimte. Meet de ruimte op en kijk met welke obstakels en andere speciale omstandigheden u rekening moet houden. Meet om te beginnen de lengte, breedte en hoogte van uw opslagruimte(s). Het is belangrijk om niet alleen het aantal vierkante meters optimaal te benutten, maar ook het aantal kubieke meters. Vergeet dus niet om ook de hoogte van uw opslagruimte te bepalen. Houd ten tweede rekening met obstakels en andere speciale kenmerken in de opslagruimte. Bijvoorbeeld:
• Steunpilaren
• Ventilatiekanalen
• Deuren
• Ramen
• Schuin dak
• Vreemde hoeken
Deze kenmerken kunnen een grote invloed hebben op hoe u uw opslagruimte het beste kunt indelen. Wat de uitdagingen ook zijn, een specialist op het gebied van opslag kan altijd de optimale oplossing voor uw ruimte creëren.
2. Wat bewaart u in het archief?
Om een zo efficiënt mogelijke opslagfaciliteit te creëren, moet u eerst de eigenschappen van uw collectie bepalen. Wat wilt u opslaan? Is het vooral een traditionele opslag van papieren objecten en archief dozen of wilt u ook andere voorwerpen opslaan? Zijn er voorwerpen die liggend of in dozen moeten worden bewaard? Moet ergens speciaal rekening mee gehouden worden?
Overzicht creëren
Om ervoor te zorgen dat er aan uw huidige en verwachte opslagbehoeften wordt voldaan, moet u weten wat u gaat opslaan. Het is de moeite waard om uw collectie
gedetailleerd in kaart te brengen, maar dat kost veel tijd. Als u niet voldoende tijd of personeel heeft om alles tot in detail in kaart te brengen, reserveerd dan tijd voor het samenstellen van een item- of volumelijst. Zo krijgt u een overzicht van de inhoud van de collectie. Daarmee kunt u:
• een globaal overzicht van het totale volume krijgen
• een globaal overzicht van de afmetingen krijgen
• een globaal overzicht krijgen van eventuele speciale opslagbehoeften als gevolg van omvang, gewicht of speciale vereisten.
Speciale opslagbehoeften
Het is belangrijk om te weten hoe u uw voorwerpen moet opslaan. Moeten ze bijvoorbeeld vlak liggend of in dozen worden bewaard? Dergelijke informatie is belangrijk bij
het kiezen van het juiste opslagsysteem en voor de optimale bewaaromstandigheden voor uw voorwerpen. Het volgende kan helpen:
• Maak een lijst van alle materialen die moeten worden opgeslagen
• Geef aan hoe de materialen moeten worden bewaard (in archiefdozen, vlak, in hangmappen, in plastic kratten, enz.).
• Noteer de afmetingen en het gewicht.
• Zijn er speciale vereisten voor (een deel van) de collectie (bijvoorbeeld opslag in het donker, gemakkelijke toegang)
• Is er klimaatbeheersing nodig?
3. Analyseer de Workflow
Als u weet hoeveel opslagruimte u heeft en wat uw opslagbehoeften zijn, kunt u gaan nadenken over de logistiek, workflow en de gebruiksfrequentie van uw voorwerpen.
Analyse
Om een efficiënte opslagruimte te creëren, is het belangrijk om te analyseren hoe uw workflow in elkaar zit. Zo kunt u ervoor zorgen dat deze na de herinrichting van uw opslagruimte zo efficiënt mogelijk is. Een efficiënte opslag, en dus een efficiënte workflow, heeft veel bijkomende voordelen, zoals kortere doorlooptijden voor uw personeel. U kunt de workflow analyseren aan de hand van de volgende vragen:
- Zijn er items in uw archief die vaak worden gebruikt?
- Hoeveel mensen zullen tegelijkertijd in het archief werken of er gebruik van maken?
- Hoe vaak gaat u uw archief opruimen en ordenen?
- Hoe vaak per dag heeft u toegang nodig tot de opgeslagen materialen?
4. Optimaliseer de opslagcapaciteit
Nadat u de opslagruimte in kaart heeft gebracht, heeft vastgesteld wat er moet worden opgeslagen en de gebruiksfrequentie en workflow heeft geanalyseerd, is het tijd om na te gaan hoe u de opslagcapaciteit optimaal kunt benutten. Zorg ervoor dat elke vierkante meter van de opslagruimte die u gaat gebruiken wordt benut. Zo creëert u zo veel mogelijk opslagcapaciteit. Het is wel belangrijk om de workflow en toegankelijkheid daarbij niet uit het oog te verliezen. Voor archiefopslag heeft u de keuze uit allerlei kasten of rekken. Bij het kiezen van uw opslagsysteem moet u rekening houden met de beschikbare ruimte, de kenmerken van de objecten, de benodigde opslagomstandigheden en de workflow. Er zijn verschillende opslagsystemen op de markt waaruit u kunt kiezen.
Statische rekken
Statische rekken zijn een goede keuze voor een archief dat intensief wordt gebruikt door meerdere mensen. De gearchiveerde materialen zijn direct bereikbaar voor alle gebruikers via vaste gangpaden, waardoor knelpunten in de opslagruimte worden vermeden.
Verrijdbare kasten
Met verrijdbare kasten kan de beschikbare ruimte optimaal worden benut omdat er maar één gangpad nodig is. Met onze mobiele opslagsystemen creërt u een dynamisch archief. De kasten kunnen indien nodig afzonderlijk of met meerdere tegelijk worden verplaatst. Door te kiezen voor een verrijdbaar systeem kunt u, afhankelijk van de situatie, de opslagcapaciteit tot 200% vergroten in vergelijking met statische rekken.
Tweelaags verrijdbare kasten
Als de opslagruimte hoog genoeg is, kan een tweelaags opslagsysteem interessant zijn. Een tweelaags verrijdbaar systeem kan de opslagcapaciteit met 400% vergroten in vergelijking met statische rekken. Door het juiste opslagsysteem te kiezen, kan elke kubieke centimeter van de archiefruimte efficiënt worden benut en blijft al het archiefmateriaal binnen handbereik.
-default-webp.webp "pexels-erik-mclean-7635126 (1).jpg")
5. Veiligheidsaspecten
Bij het inrichten van uw archief moet u rekening houden met allerlei veiligheidsaspecten. Uiteraard wilt u de veiligheid van uw gebruikers en uw opgeslagen items of documenten waarborgen. Brand en vocht zijn altijd het meest schadelijk gebleken voor archieven. Er moet rekening worden gehouden met de volgende zes veiligheidsfactoren:
- Water; door een opslagruimte mogen geen waterleidingen lopen, omdat deze waterschade kunnen veroorzaken.
- Vocht, temperatuur: om aantasting van uw opgeslagen items te voorkomen, is het belangrijk dat het archiefmateriaal in een koele en droge ruimte wordt opgeslagen en dat de variatie in temperatuur niet hoger dan 2 °C is. Als de luchtvochtigheid hoger is dan 65%, kan schimmel zich gemakkelijk door uw collecties verspreiden.
- Brand: de opslagruimte moet zo brandveilig mogelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan brandwerende deuren en ramen. Het is zelfs mogelijk om wanden, vloeren en plafonds brandwerend te maken. Ook zijn er oplossingen waarbij u uw archief aansluit op het brandalarm van het gebouw
- Lichtvervuiling: archiefmateriaal moet zo weinig mogelijk worden blootgesteld aan zon- en kunstlicht vanwege UV- of infraroodstraling. LED-verlichting geeft geen UV- of infraroodstraling af en kan daardoor de levensduur van de collecties verlengen in vergelijking met halogeenlichtbronnen.
- Vrijkomende stoffen: Materialen zoals hout geven azijnzuur af, wat archiefmateriaal kan aantasten. Gegalvaniseerd materiaal is schadelijk voor het milieu als gevolg van zowel het productie- als het recyclingproces. Zinkoxide veroorzaakt zwarte vlekken zen heeft een oneffen oppervlak. Gebruik dit nooit als u boeken opslaat, want het beschadigt boekomslagen.
- Onbevoegde toegang: Om onbevoegde toegang of diefstal te voorkomen, is het mogelijk om uw opslagsystemen uit te rusten met beveiligingsfuncties. Verrijdbare rekken kunnen bijvoorbeeld worden voorzien van inbraakbeveiliging, vergrendelingsmechanismes en RFID of pincode om toegang te geven tot specifieke gangpaden.
Tip: Een lijst met vragen over veiligheidsaspecten:
• Lopen er waterleidingen (sanitair, centrale verwarming) door het pand?
• Zijn er watertanks of boilers aanwezig boven de opslagruimte?
• Heeft u een klimaatsysteem nodig om de temperatuur en luchtvochtigheid te regelen?
• Heeft de opslagruimte brandwerende deuren en ramen?
• Als u een elektronisch verrijdbaar systeem overweegt, kan dit dan worden aangesloten op het brandalarm?
• Komt er direct zonlicht in de opslagruimte binnen?
• Wat voor soort verlichtingssysteem is er aanwezig?
• Bewaart u historische, kwetsbare, waardevolle, vertrouwelijke voorwerpen of documenten? Houd rekening met het materiaal van het opslagsysteem dat u gebruikt voor de opslag van deze voorwerpen.
• Zijn er speciale veiligheidseisen voor de materialen die worden opgeslagen?
• Zijn er toegangsbeperkingen?
6. Accessoires & LED verlichting
Met de juiste accessoires voor uw archief is het eenvoudiger om uw opslagruimte te organiseren en uw documenten en voorwerpen op de juiste manier op te slaan. Als het belangrijk is dat bepaalde voorwerpen op een speciale manier worden opgeslagen, kunnen de juiste accessoires daarbij helpen.
Etiketten en labels
Door het gebruik van etiketten en labels kunt u eenvoudig zien wat zich in bepaalde gangpaden, secties of op de legborden bevindt.
Uittreklegborden
Uittreklegborden kunnen worden gebruikt als schrijftafel, werktafel of tijdelijke opslag van kleinere goederen. Met een uittrekframe kunt u ook documenten opbergen in verschillende soorten hangmappen, die van bovenaf toegankelijk zijn.
Lades
Lades zijn een mooie oplossing voor het flexibel, toegankelijk en veilig opbergen van collecties. Of het nu gaat om cd‘s, dvd‘s of waardevolle voorwerpen, voor elke behoefte is er een passend ladesysteem.
Verdelers
Met behulp van verdelers kunt u de plank opdelen in een aantal vakken.
Boeksteunen
Met verschuifbare boekensteunen blijven boeken of documenten in de gewenste positie staan. Boeken, ordners of mappen kunnen rechtop worden gehouden met vakkenklemmen of boekensteunen.
Archiefdozen
Archiefdozen kunnen gebruikt worden ter bescherming tegen licht, stof, vervuiling, ongedierte en beschadiging.
LED-verlichting
Lichtvervuiling is een factor waarmee u rekening moet houden. Directe blootstelling aan UV- of infrarood-straling afkomstig van zonlicht of kunstlicht heeft rechtstreeks invloed op uw collectie. Overweeg om LEDverlichting te gebruiken. Deze geeft geen UV- of infraroodstraling af en kan daardoor de levensduur van de collecties verlengen in vergelijking met halogeenlichtbronnen.
7. Toegankelijkheid
Toegankelijkheid kan een vereiste zijn om personen met een beperking toegang te kunnen geven tot het archief. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de opslagruimte vrij is van barrières en is afgestemd op de behoeften van alle gebruikers. Als de archieven goed toegankelijk zijn, kunnen ook mensen met een beperking hun werk optimaal uitvoeren. Bij het kiezen van een opslagsysteem zijn er verschillende zaken waar u rekening mee kunt houden:
- Zijn de gangpaden tussen de rekken of kasten breed genoeg om met een rolstoel te kunnen rijden en draaien?
- Zijn er obstakels die een barrière kunnen vormen voor mensen met een beperking
- Als u kiest voor een verrijdbaar opslagsysteem, kan iemand met een lichamelijke beperking het bedieningspaneel dan makkelijk gebruiken?
• Als er wordt gekozen voor een verrijdbaar opslagsysteem, kijk dan goed welke veiligheidsvoorzieningen er zijn, zodat het systeem ook veilig kan worden gebruikt door personeel met een lichamelijke beperking.